Rozmowa rekrutacyjna przez telefon – jak się do niej przygotować i dobrze ją poprowadzić?

Zdarza się, że jest to coraz bardziej powszechna praktyka doboru i selekcji pracowników. Planując pisanie tego wpisu, spotkałam się, ze stwierdzeniem, że niektóre rady są zbyt oczywiste (typu nie jeść w trakcie rozmowy). Byłam podobnego zdania, dopóki tego nie zweryfikowałam w własnej pracy i wiem, że niektórzy popełniają podstawowe błędy narażając się na odrzucenie na tym etapie. Stąd podpowiedzi jak się zachować.

Dokonałabym jeszcze podziału na takie rozmowy, które pojawiają się z tzw. zaskoczenia od takich, na które się umawiamy. Dodatkowo, rozróżniłabym te, które mają charakter wstępnej selekcji od tych, które są standardowym etapem rekrutacji (np. po telefonicznej rozmowie z HR-em może być kolejny etap z przełożonym). Taka rozmowa telefoniczna zdarza się szczególnie w firmach gdzie jest rozproszona lokalizacja różnych działów. Czas trwania  tego typu rozmów jest różny; od kilkunastu minut do 30-40 maksymalnie. W związku z tym warto się przygotować.

1. Najlepiej poczynić założenie, że każdy kontakt z numeru, którego nie znamy, to może być potencjalny pracodawca, szczególnie jeżeli szukamy pracy i wysłaliśmy wiele aplikacji.
2. Odbierając telefon możemy znajdować się w różnych okolicznościach, nie zawsze komfortowych do rozmowy (na ulicy, w tramwaju, w pracy). Jeżeli jesteśmy w sytuacji czy miejscu, gdzie nasz głos mógłby być zniekształcony – musimy go ściszać albo krzyczeć – to lepiej tego nie robić, gdyż po dłuższym czasie wzbudza to agresję słuchacza. Bezpieczniej jest przełożyć rozmowę na czas odpowiedni dla nas i rekrutera.
3. Słyszalność, nawet jak jest dobra, możemy nie dosłyszeć nazwy firmy – lepiej się upewnić, z kim rozmawiamy, niż zakładać (szczególnie jak wysłaliśmy wiele aplikacji na podobnie brzmiące stanowisko). Z doświadczenia wiem, jak działają pytania kandydatów w stylu „…A o jaką firmę chodzi i jakie stanowisko – wysłałem/am wiele aplikacji i nie pamiętam już, co to było” – najgorsza z możliwych odpowiedzi. Rekrutując w takiej sytuacji, dążyłam do szybkiego zakończenia rozmowy.
4. W przypadku umówionych rozmów, wskazane jest odpowiednie przygotowanie telefonu i naładowanie baterii – nie wiadomo ile może potrwać taka rozmowa, a szukanie ładowarki w trakcie rozmowy może być odebrane jako nieprofesjonalne podejście.
5. Jeżeli rozmowa będzie się odbywać jako videokonferencja np. przez Skype’a należy zadbać o odpowiednie tło (kwiatek, obrazek, biurko, itp.).
6. W przypadku rozmów zagranicznych, ze względu na różne strefy czasowe, należy upewnić się w jakiej strefie czasowej jest rozmówca. Przy umawianiu, warto mieć potwierdzenie na maila (powinna być informacja o strefie).
7. Kwestia ubioru, szczególnie w sytuacji rozmów na które jesteśmy umówieni. Różne informacje możemy znaleźć w internecie. Nie zgadzam się z tym, że można ją prowadzić np. w szlafroku – o ile nie aplikujemy na stanowisko ratownika na basenie. Rozmowa powinna być prowadzona w stroju, umówmy się odpowiednim dla danego stanowiska. Im lepiej się ubierzemy, profesjonalniej, tym lepiej będziemy się czuć – brzmi śmiesznie? Psychologowie z amerykańskiej Kellogg School of Management sformułowali pojęcie tzw. „ubrane poznanie”. Zakłada ono, że ubranie, które nosimy, może znacząco wpływać na naszą psychikę, samopoczucie, zachowanie. Więcej można znaleźć w tym artykule. Najlepiej ubrać się tak, jakbyśmy chcieli być postrzegani.
8. Może to oczywiste, że w trakcie rozmowy nie powinniśmy nic innego robić typu: jeść, ćwiczyć, przygotowywać jedzenie, buszować po internecie w poszukiwaniu informacji o firmie i ogłoszeniu. Wszelkie odgłosy są słyszalne dla drugiej strony, także stukanie w klawiaturę. Nasz rozmówca ma tylko do dyspozycji dwa kanały komunikacji dźwięki i słowa – treść, nie widzi mowy naszego ciała, dlatego wyobraża sobie nas po tym, co słyszy.
9. Mowa ciała: wiele poradników sugeruje, że powinna być wyprostowana postawa, wygodna, tak aby przepona nam dobrze pracowała, wtedy nasz głos będzie głębszy, pewniejszy. Nie pochylajmy się, nie chodźmy – to zmienia nasz głos na bardziej stłumiony, niepewny.
10. Merytoryka:
    • Pytania które mogą się pojawić dotyczą motywacji: Dlaczego odpowiedzieliśmy na ogłoszenie? Dlaczego ta firma? – z tym pytaniem możemy się wielokrotnie spotkać, na każdym etapie. Dla pracodawcy motywacja do pracy jest jednym z ważniejszych aspektów przy zatrudnianiu, stąd pytanie jest wielokrotnie zadawane. Może zostać poruszona kwestia wynagrodzenia. Jeżeli nie mamy odpowiedniej ilości informacji, postarajmy się je uzyskać w trakcie tej rozmowy, zanim przedstawimy warunki. Dyspozycyjność – od kiedy możemy zacząć.
    • Rozmowa umożliwia pracodawcy weryfikację cv i sprawdzenie czy umiemy się zachować. Poza tym chce się upewnić, że dobrze rozumiemy wymagania, oczekiwania na stanowisku i czy nam to po prostu odpowiada.
    • W trakcie rozmowy będą też weryfikowane kwestie mogące budzić podejrzenia. Są to pytania typu: Dlaczego dana osoba już nie pracuje? Co było powodem częstej zmiany pracy? Rzadko się zdarza, żeby były pogłębione pytania. Raczej pracodawca chce się dowiedzieć podstawowych informacji o osobie i sprawdzić czego oczekuje kandydat od firmy.
    • Sprawdza także naszą znajomość języków obcych (szczególnie jak są wymagane) oraz inne potrzebne kwalifikacje, świadectwa lub kursy niezbędne do pracy na danym stanowisku.
    • W sytuacji gdy rozmowa ma charakter jedynego etapu z konkretnym rozmówcą, mogą pojawić się pytania pogłębiające tematy.
    • Warto mieć pytania w trakcie takiej konwersacji. Zakładając, że przygotowaliśmy się do rozmowy – przejrzeliśmy stronę (minimum) –  możemy zapytać o strukturę, charakter pracy, odpowiedzialność, tak jak standardowo w trakcie bezpośredniej rozmowy.
11. Informacja zwrotna dla rozmówcy potwierdzająca aktywne słuchanie: w trakcie bezpośredniej rozmowy łatwo przytaknąć głową, potwierdzić mimiką, że jesteśmy zaangażowani. Tutaj, powinniśmy reagować, ale nie zwyczajowym „hmm” czy „yhyy”, tylko używając słów: „tak”, „rozumiem”. Nie powinno być dłuższej ciszy.
12. W sytuacji, gdy umówiliśmy się na rozmowę i nikt nie dzwoni o umówionej godzinie, to my możemy zadzwonić i dopytać, czy rozmowa jest nadal aktualna. Może to być test naszej inicjatywy, asertywności.

Zadbajmy o komfort rozmowy tak, aby zwiększyć szanse na znalezienie się w kolejnym etapie.